Proje yönetimi, bir amaca ulaşmak için ortak katılım ve uyum içinde birlikte çalışan insanlarla ilgilidir. 1982’de çığır açan “In Search of Excellence” adlı kitapta Peters ve Waterman, sorunumuzun, yönetim araçlarına olan hayranlığımızın, “sanat”, yani yönetimin insanlarla ilgili olduğu konusundaki cehaletimizi sıklıkla gizlemesi olduğunu gözlemlediler. Giderek daha da küreselleşen ekonomilerde ve hızla değişen, teknik olarak zorlu ortamlarda rekabet baskılarıyla karşı karşıya kalan şirketlerin, pazara ve müşterilere iyileştirilmiş kaliteli ürün veya hizmetleri sunmak için esnek stratejiler ve yapıların daha fazlasını benimsemekten başka seçeneği kalmamış durumda.

Sonuç olarak, küresel ekonomideki projeler her zamankinden daha karmaşık. Bu karmaşıklık çeşitli biçimleri şunlardır:

• Bilim ve teknolojinin insanlığın karşılaştığı zorluklara yaratıcı ve yenilikçi çözümler bulma arayışıyla ilişkili teknik karmaşıklıklar,
• Projeler üzerindeki toplumsal, politik veya dini etkileri içeren çevresel karmaşıklıklar,
• Sözleşmeli ve/veya ortak şirketler, departmanlar ile coğrafi bölgelerde çok sayıda ve parçalı iletişim kanallarının getirdiği organizasyonel karmaşıklıklar,
• Farklı inanç veya değerlerden kaynaklanan kültürel olarak farklı olmakla birlikte ortaklaşa (ve sanal olarak) çalışan insanlarla ilgili sosyal karmaşıklıklar,
• Değerlerin tercih edilen sonuca doğru kaymasına izin veren insan özelliğinden kaynaklanan değer göreceliliği karmaşıklığı ,
• Kötülük, BT ve Ar-Ge gibi doğrusal olmayan problemlerin özelliği; bu nedenle, bulunana kadar sonuç bilinmez.

Yaklaşık kırk yıl sonra  ‘şelale‘, ‘çevik‘, ‘aşama-geçit‘, ‘hibrit‘ vb. gibi farklı Proje Yönetimi tekniklerinin geliştirildiğini gördük. Ancak temelde aynı temel tutarlı bir yöntem ve yaklaşım gerektiren yöntemler hala gereklidir.

Proje Yönetim Metodu

Projelerimiz, kısıtlı bir program ve bütçeyle sunulan en iyi ürün veya hizmeti elde etmek için yarışıyor. Tüm şirketler artan rekabet baskıları, hızla değişen pazarlar ve hatta daha da hızlı değişen teknolojilerle karşı karşıyadır. Başarılı şirketler, proje yöntemi metodu onlara, giderek daha yüksek kaliteli ürünleri giderek daha küresel ve sofistike bir pazara ulaştırmak için ihtiyaç duydukları uyarlanabilirliği ve çevikliği verdiğini keşfettiler.

Proje yönetimi metodu:

• Şirketin işini, izole edilmiş faaliyet yürüten bireysel fonksiyonel departmanların bir koleksiyonu olarak değil, fonksiyonel ve çapraz fonksiyonel projelerin entegre bir portföyü olarak gören bir yönetim yaklaşımıdır.
• Ekip performansını müşteri memnuniyeti için optimize etmeye odaklanır.
• İşlevsel departmanlar ile işlevler arası projeler arasındaki işbirliği dengesini vurgular.
• Modern şirketler, genel kurumsal performans pahasına kendi içlerinde rekabet etmeyi göze alamazlar. Bunun yerine, daha iyi ürünlerin piyasaya sürülmesini hızlandırmak için düzleştirilmiş bir yapı içindeki rolleri ve sorumlulukları vurgularlar.

GBMC‘nin onlarca yıllık proje yönetimi danışmanlığı ve eğitim hizmetleri sağlaması boyunca, aynı temel bileşenlerin projelerin tesliminde başarı için hayati önem taşıdığını gözlemledik. Bunlar, işi tamamlamak için gerekli olan araç, ilke ve yöntemlerdir; üretken ekipler oluşturma ve motive etme becerisi; ve en önemlisi, kuruluştan gereken yönetişim ve destek.

Proje Yönetimine dengeli bir yaklaşım benimseyen kuruluşlar şunları uygulayabilir:

1. Müşteri ihtiyaç ve gereksinimlerini projelerle karşılamak.
2. Proje ekiplerinin, bir proje yöneticisinin koordinasyonu altında ortak katılımla birlikte çalışan, kuruluş genelinde seçilen kişilerden oluşmasını sağlamak.
3. Proje Yöneticisinin, projenin hedeflerini gerçekleştirerek müşterinin ihtiyaçlarını karşılamaktan sorumlu olması için yetkileri açıkça devretmek.
4. Fonksiyonel yönetimin bir destek sistemi sağlamasını ve sürdürmesini sağlamak, proje ekibi üyelerine koçluk yapmak, proje ekibi için engelleri kaldırmak.

İşlevsel bölümlerin adları değişebilir, ancak yöntem aynı kalır.

Proje Özellikleri

Bir projenin temel tanımı, geçici bir proje organizasyonu tarafından benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için üstlenilen geçici bir çabadır. Her projenin kısıtlamaları olacaktır ve temel üç kısıtlama “üçlü kısıtlamalar” olarak bilinir:

• Planlanan sonuçlar – Proje hedefi, Kapsamı, Çıktıları, Müşteri Beklentileri ve Faydaları
• Zamanlama – Projenin Başlangıç ve Bitiş Tarihi ve ilgili kilometre taşları
• Kaynak (kişi, çaba günü)/Bütçe ($/€) – Personel, Ekipman, Gerekli Malzemeler ve Yatırım

Bu kısıtlamalar ve ilgili karmaşıklık, aşağıdaki özelliklere sahip bir proje yönetimi metodu kullanılarak daha etkin bir şekilde yönetilir:

• Projelerin planlanmış bir ürünü, hizmeti veya sonucu olduğu kabul edilir.
• Karşılanması gereken proje spesifikasyonları ve gereksinimlerinin açıklamaları ile tanımlanır.
• Planlanan sonuçların benzersiz olduğu kabul edilir – Projeler “günlük iş”/operasyon değildir.
• Gerçekleştirir Projelerin geçici olması amaçlanır – planlanmış bir başlangıçları ve bitişleri vardır.
• Projelerin başlatılması kadar kapanışının da önemli olduğu kabul edilir.
• Genellikle bir proje yöneticisinin liderliği ve orkestrasyonu altında fonksiyonlar arası ekipler tarafından gerçekleştirilen projeler desteklenir.

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü

Projelerin çoğu, bir tür proje yönetimi yaşam döngüsünü takip edecektir. Bu, kuruluşun ilgili projelerinin, programlarının ve portföyünün ortak bir çerçeve/yapıya göre nerede olduğunu anlamasına yardımcı olur. Projelerin standart bir proje yönetimi yaşam döngüsünü takip etmesi, aşağıdakileri sağlayan etkili karar vermeye yönelik kuruluşun genel olarak yönetilen yaklaşımının bir parçasıdır:

1. Projeler, kuruluşun genel stratejisini en iyi şekilde karşılayan en uygun şekilde seçilir ve önceliklendirilir,
2. Projeler, yaşam döngüleri boyunca, tipik olarak etkili yönetim ve karar almayı kolaylaştıran bir aşama ve geçit süreci kullanılarak uygun ve düzenli bir şekilde gözden geçirilir. Bu, kuruluş için en uygun değerin elde edilmesini amaçlar ve garanti edilirse geçici veya kalıcı olarak projelerin durdurulmasıyla sonuçlanabilir veya dikkate alınabilir.

Tahmine dayalı (klasik), genel bir proje yönetimi yaşam döngüsü 4 aşamayı kapsar: başlatma, planlama, yürütme ve kapatma. “Çevik” veya “hibrit” tekniklerin uygun olduğu, kullanıldığı ve geliştirildiği durumlarda kuruluşların kendi versiyonlarını uyarlaması da tipik bir durumdur.

Proje Yönetimi Metodunun Kritik Organizasyonel İşlevleri

Proje yönetimi metodunun, bir kuruluşun projeyle ilgili etkili kararlar vermede yönetişim sürecinin bir parçasını oluşturan üç kritik işlevi vardır:

1. Kaynakları bir ‘girişim’, yani bir proje için kullanmak. Bu, genellikle resmi olarak, diğer şeylerin yanı sıra, bir kuruluşun üst düzey temsilcisini “projelerin” sponsoru” olarak tanıyan ve tanımlayan bir İş Vakası biçiminde yakalanır.
2. Yetkiyi bir proje yöneticisine devredilir, genellikle bir Proje Tüzüğü, Özeti, Proje Başlatma Belgesi (PID) veya benzeri başka bir belgede resmi olarak yer alır.
3. Proje yöneticisi ve proje ekibi aracılığıyla, tipik olarak Proje Yönetim Planında resmi olarak belirtilen kontrol, yönetişim ve yetkinin kullanılması.

Proje Tüzüğü

Proje başlatma belgesi, projenin varlığını resmen tanır ve proje yöneticisine devam etme yetkisi verir. Proje yöneticisi ile organizasyon arasında bir ‘sözleşme’ görevi görür ve proje yöneticisinin kendilerine verilen görevin ilk yorumudur. İş Durumunun unsurlarını içerir ve genişletir. Proje Yöneticisine sağlam planlama faaliyeti için gerekli olan kilit kaynakları / Konu Uzmanlarını belirleme fırsatı sağlar. İş Durumu ve Tüzüğün bazen tek bir belgede sunulması alışılmadık bir durum değildir.

Ana amacı, proje yönetimi ve yürütme planlarını geliştirmek için temel hususların, yani muhakeme, risk, paydaşlar, temel hedefler, başarı kriterleri zamanlaması, kaynak ve bütçe gibi ilk tanımını üst düzeyde yakalamaktır.

Tipik olarak ayrıntılı bir belge değildir ve tek sayfalık basit bir ifade olabilir. Tahmini kaynaklar ve zaman çizelgesi, proje yönetimi yürütme planı kadar doğru değildir. Özlü olmalı ve daha çok ‘yönetici özeti’ tipi bir belge olarak üretilmelidir, daha ayrıntılı düşünce/bilgi ayrı bir listeye kaydedilebilir ve daha ayrıntılı bir Proje Yönetim Planı geliştirmek için kullanılabilir.

Proje Yönetim Planı

Proje yönetim planı, proje ekibinin projeyi nasıl planlayacağını, yürüteceğini ve kapatacağını tanımlar ve Proje Ekibi tarafından derlenir. Proje Yöneticisi, “katılmaya” yardımcı olan, belirsizliği azaltan ve karmaşık bir ortama netlik katan bir süreç olan derlemesini kolaylaştırır. İş Durumu ve Proje Tüzüğünün bazı unsurlarını içerir ve bu unsurları büyük ölçüde genişletir.

Bazen ‘Çalışma Planı’ olarak anılan Proje Yürütme Planı (PEP), yapılacak işi (kapsam), iş programını ve işin bütçesini içerir.

Proje Yönetim Planları birçok “şekil”, format ve boyutta gelir. Bazı bölümler çok ayrıntılı olabilir, diğerleri daha az olabilir. Bir Proje Yönetim / Yürütme Planının tüm unsurları tüm projeler için geçerli olmayacaktır.

“Çevik”, “Hibrit” ve diğer proje yönetimi teknikleri, farklı adlara sahip başka belgeler, planlar ve eserler kullanabilir.

Proje Yöneticilerinin Rolü

Proje yöneticisinin rolü, proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca gerçekleştirilen aşağıdaki 6 Yönetim İşlevi kullanılarak basitçe tanımlanabilir.

Planlama, proje yönetimi yaşam döngüsünün çoğu aşamasında, aşamaya ve/veya ‘çevik’ gibi kullanılan yaklaşıma bağlı olarak farklı derecelerde gerçekleştirilen bir şeydir. Ancak planlama en iyi şekilde, proje yöneticisinin aşağıdaki basit modeli  kullanarak gerçekçi bir proje planı oluşturmak için ekip içinde oluşturduğu bir dizi davranış olarak düşünülmelidir.

Sonuç

Yukarıdaki makale, Proje Yönetiminin temel yönlerine kısa bir genel bakış sağlamayı amaçlamaktadır. Daha fazla bilgi için lütfen [email protected] adresinden bizimle iletişime geçin.